【児発・放デイの請求ソフト活用事例】月末月初の悪夢から解放!業務分担で質向上と事業の長期継続へ

利用登録者は3事業所あわせて約100名、請求業務をお一人でこなしていた札幌市にある児童発達支援放課後等デイサービス そらいろネクストの畑中さま。

「月末月初は悲惨で、夜中までかかっていた」という請求業務。発達ナビの請求ソフトの導入の背景、決め手、業務や事業運営全体がどう変わったのかお話を伺いました。

 

目次

・成長の喜びを感じて欲しい。支援の質向上と職員の働きやすい環境を目指す。

・請求業務はたった1人で担当。 ケガをきっかけに導入を検討。

・初心者やPCが苦手なスタッフでも使えることが導入の決め手

・業務分担で心理的負担も軽減、今後の事業成長につなげたい

 

成長の喜びを感じて欲しい。支援の質向上と職員の働きやすい環境を目指す。

成長の喜びを感じて欲しい。支援の質向上と職員の働きやすい環境を目指す

「将来必要になってくる生活の自立にむけた支援や、自分にはこんなことができるんだという成長の喜びをお子さまに感じてもらいたい」という想いから、3つの施設を展開しているフリーダムさま。 普段は、お子さまの状況、特性に合わせて将来につながっていく支援ができるよう、UNOなどのゲームで自由な活動を取り入れつつ、学齢期のお子さまには学習支援も行っておられます。

夏休みなどの長期休みには美術館に行ったり、ナンから作るカレー作り(調理実習)に挑戦したりも。 その根底にあるのは、「今後はより一層支援の質を向上させ、そのためにも職員の待遇面の向上や将来的なキャリアパスを描けるようにしていきたい」という想いでした。

 

請求業務はたった1人で担当。 ケガをきっかけに導入を検討。

請求業務はたった1人で担当。 ケガをきっかけに導入を検討。

●人員配置

1施設5人~6人(畑中さんを除く)

●ご利用者さまの人数

3事業所を運営していて、各事業所30名くらいですね。週2回~3回通所される利用者さまが多いです。

●請求の専任の担当者(発達ナビの請求ソフト導入前)

私一人で3事業所を行っていました。

●発達ナビの請求ソフト導入前に使用していたソフト

国保連です。

●請求時期の具体的な業務内容について

予実管理や、月の稼働推移の管理、営業日報の管理に、急な欠席時対応加算などバラバラに行っていました。 月末月初は悲惨というか…悪夢でしたね。請求業務は1人でやっていたので、プレッシャーもありました。一度ケガをして、毎日痛み止めの処方と午前に点滴を打っていた時期があり、自分が入院したときに請求はどうなるんだろうと不安に思ったことがありました。

 

初心者やPCが苦手なスタッフでも使えることが導入の決め手

初心者やPCが苦手なスタッフでも使えることが導入の決め手

●発達ナビの請求ソフト導入のきっかけ

ケガをした時に自分しか請求業務ができない現状に危機感を感じ、3事業所分の請求を1人でやり続けることに限界を感じたことです。

●発達ナビの請求ソフト導入の決め手は

他にも色々な請求ソフトを検討したのですが、スタッフはそれまで請求業務をしたことがないので、 機能が多すぎるものは使いこなせないし、PCが苦手な方も多いので 「なるべく簡単に操作できることと、コスト」などを総合的に考えて発達ナビの請求ソフトに決めました。

 

業務分担で心理的負担も軽減、今後の事業成長につなげたい

業務分担で心理的負担も軽減、今後の事業成長につなげたい

●発達ナビの請求ソフト導入後に変化したこと

3事業所の予実の推移や、月の稼働推移の管理、営業日報の管理、急な欠席時対応加算などが一括でできるようになったので、確実に効率的になりましたね。

うちみたいな3事業所を運営している施設にはぴったりでした。 また、機能の数がちょうどよく簡単なので、請求業務をしたことがない職員が多いうちの状況にすごくフィットしました。ようやくキーボードが打てるようになったレベルの人でも使えるわかりやすさです。

請求業務を分担できるようになったことで、以前の請求業務を1人でしていた時の心理的負担から解放されたのは大きな変化ですし、どこのPCからでも安全に確認できる点もとても便利です。

請求時期は夜中まで残業していたのに、今では妻に「あなたの会社潰れるの?」と言われるくらい早く帰れています(笑)。

 

●今後施設で取り組みたいこと

請求業務の負担が軽減された分、本来の支援や事業展開に向き合う時間が増えました。

今は、支援の質向上を目指すことももちろんですが、若い職員がこれからこの事業のなかで将来的なキャリアとして施設とともに成長していくように事業を成長させていきたいと思っています。

 

 

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