【コロナ禍の今こそ】660分の事務作業の短縮化と支援準備の効率化で業務改善を

コロナ禍のいま、感染防止に配慮した支援準備などが重要になっていますが、分散登校による送迎の負担増、消毒対応を始めたとした感染症対策などで職員は疲弊しており、
今こそが、業務の効率化を見直すタイミングともいえます。

この記事では、児発・放デイの業務効率化の3つのポイントについてご紹介します。

 

目次

コロナ禍での児発・放デイの業務圧迫解消の肝は事務作業の効率化

請求ソフト導入で660分の請求業務削減と7万円の人件費削減!

ご導入の5割が他社からの乗り換え!指導記録も請求業務も1つで対応!発達ナビの請求ソフト

効率化したいけど、 安定経営のためには手間を惜しめない利用者募集

   -お問合せ実績30件/年の発達ナビの利用者募集サイトで コロナ禍にこそ効果的な利用者募集

コロナ禍の今こそ支援準備の効率化で支援の質向上を

   -全国700事業所導入実績! オンライン支援アイテムも豊富な 専門のアセスメント付き、支援プログラム

 

 

コロナ禍での児発・放デイの業務圧迫解消の肝は事務作業の効率化

コロナ禍での児発・放デイの業務圧迫解消の肝は事務作業の効率化の画像児発・放デイの運営は、コロナ禍の影響による送迎負担の増加や、消毒・健康チェックの徹底、3月から5月にかけての通所控えでこのタイミングでの利用者募集、イレギュラーな請求業務など、膨大な対応に追われ繁忙期を迎えている施設さまも少なくないと思います。

「請求の時期は夜中まで残業することもある」という声も未だ多くありますが、2019年4月に施行された働き方改革に関連して見直された労働基準法により時間外労働の上限などは厳しく定められています。

例えば、時間外労働の上限は原則として

  • 月45時間
  • 年360時間

臨時的な特別な事情があって、労働者と合意があったとしても

  • 年720時間以内
  • 複数月平均80時間以内(休日労働を含む)
  • 月100時間以内(休日労働を含む)

を超えて働くことはできません。

また、月60時間を超える時間外労働の割増賃金が(中小企業の場合)25%から50%に引き上げられています。

一般企業だけでなく放課後等デイサービス・児童発達支援事業でも、 労働時間に制限があるなかで、支援の質向上や健康的で持続的な経営が求められています。

そのためには、請求業務や利用者募集などの事務作業を効率化し、 このような事態で配慮事項の多い、お子さまへの支援にあてる時間を充実させることが重要です。

参考:厚労省,「働き方改革~一億総活躍社会の実現に向けて~」

 

請求ソフト導入で660分の請求業務削減と7万円の人件費削減!

請求ソフト導入で660分の請求業務削減と7万円の人件費削減!

事務作業で何と言っても大変なのが請求業務。

「自分しか請求業務できる人がおらず夜中まで残業している」 「支援にもっと集中したいのに…」といった現場スタッフみなさまのお声をよく耳にします。

実際に厚労省の調査から、平均して請求業務に17時間、ケース記録に101時間(まる4日!)もかけていることが分かっています。

出典:厚労省,「障害福祉サービス事業所における 生産性向上に関する調査研究(平成31年3月版)」

請求業務、事務作業で時間に追われてしまうと、支援の質の低下、 「お子さまへの支援」という自分がしたい仕事への熱意とのギャップからやりがいを失ってしまうことにも。

このような事態を避けるためにも、請求業務の効率化を進めることが重要です。 例えば、厚労省の「障害福祉サービス事業所における生産性向上に関する調査研究」(平成31年3月版)によると、 ICT導入により請求業務が約660分も削減できると報告されており、 これは人件費換算では約7万円/月分となるためコスト削減にもつながることが分かっています。

また、ケース記録にいたっては3680分(約61時間)もの削減報告がされており、 これらの時間が効率化できれば、感染防止策などコロナ禍で発生する業務にあてることができます。

 

ご導入の5割が他社からの乗り換え!
指導記録も請求業務も1つで対応!発達ナビの請求ソフト

発達ナビの請求ソフトは、1,900施設をサポートした実績で開発。

放課後等デイサービス・児童発達支援事業専用の請求ソフトで、PCが苦手な人でも安心できる簡単な操作性や実務に沿った機能にこだわり、施設のランニングコストを抑えるよう設計しました。

実際にご使用いただいている施設さまの声は…

  • 「なるべく簡単に操作できることと、コストなどを総合的に考えて発達ナビに決めました。」
  • 「機能の数がちょうどよく簡単なので、請求業務をしたことがない職員が多いうちの状況にすごくフィットしました」
  • 「月の稼働推移の管理、営業日報の管理、急な欠席時対応加算などが一括でできるようになったので、確実に効率的になりましたね」

といったお喜びのお声をいただき、ご契約いただいた5割の施設さまが他社からのお乗り換えと、請求ソフトを使ったことのある施設さまにこそ選ばれています。

発達ナビの請求ソフトで実際にどのように請求業務が変わるのかコロナ禍の業務負担軽減に!-1,900施設をサポートする発達ナビ請求ソフトで業務効率化と経費削減の記事でご紹介しています。

実際の画面を見てみたい、話だけ聞いてみたいという方はこちら!

 

LITALICO発達ナビ請求ソフトバナーの画像

 

 

効率化したいけど、 安定経営のためには手間を惜しめない利用者募集

施設の安定運営のためには一定ライン保つ必要がある「お子さまの利用数」。

お子さまの利用募集への広報活動も欠かすことはできません。 利用者募集においては、やみくもに募集するのではなく、 有効な媒体で、自施設の支援の特色をアピールし、自施設の提供サービスにマッチする利用者の目に留まっていただけるような工夫が必要ですが、日々の業務内でチラシを作ったり、WEBサイトを作成・更新するとなると業務時間の増大にもつながりかねません。

発達ナビが2016年、4年も前に行った保護者さま向け調査でも 73%の保護者さまがインターネットで施設の情報収集をしていることがわかっており(発達ナビ会員へのアンケート(回答者812名)2016年8月時点)、さらに新型コロナウイルスの第二波も懸念されるいま、 積極的な外出を控える日常でよりスマホやPCで施設検索をしていると予想されるため、 効率よく利用者募集をするならばWEBサイトを使った施設アピールがおすすめです。

しかしながら、WEBサイトは「放課後等デイサービス エリア名」などで検索しても 検索画面の上位に現れないことも多々あります。 検索上位にくるよう改善するにはマーケティングの技術的な専門性も必要となり、 日々の更新や管理も必要となるため、職員の残業にもつながりかねません。

お問合せ実績30件/年の発達ナビの利用者募集サイトで コロナ禍にこそ効果的な利用者募集

お問合せ実績30件/年の発達ナビの利用者募集サイトで コロナ禍にこそ効果的な利用者募集の画像

発達ナビの利用者募集サービスでは、放デイ・児発の施設紹介ページを、15万人の会員のうち約8割が保護者さまである発達ナビのwebポータルサイトに掲載でき、コロナ禍の今の状況にこそ保護者さまに情報が届けられるサービスです。

  •  ブログ形式で施設情報を更新できるので、目まぐるしく変化するコロナ情勢に合わせた対応ができていることがアピールでき、保護者さまに安心してもらえる
  •  施設の紹介文と写真を用意するだけで、簡単にHPが作れる!HPの管理は発達ナビが行うため自分たちで管理する手間はなし!
  • 集客専門アドバイザーが、丁寧に広報のポイントをアドバイスします

これまでに、1,900施設さまにご契約いただき、1施設の年間問合せ実績は30件を誇ります。 休校措置解除になって早1カ月。この7月に利用者募集に向けてどれだけエンジンをかけ、支援を必要としている保護者さま・お子さまに自施設の情報を届けられるかが肝になっています。

利用者募集サイトについて詳しく知りたい方はこちらからお申し付けください。


LITALICO発達ナビ情報発信支援の画像

 

 

コロナ禍の今こそ支援準備の効率化で支援の質向上を

効率化できなさそうで、意外と仕組化できるものも。

例えば、支援準備。 残業して教材を作っている、職員によって経験や知識もバラバラで支援の質にばらつきがある、 集団支援なので、本当は配慮すべき個別の対応ができてない、 感染防止に配慮したプログラムは大変すぎて諦めてしまった、という施設さまも多いのではないでしょうか。

放課後等デイサービス・児童発達支援事業はお子さまごとに個別支援計画を作成し、 お子さまが現在・将来に渡って生きやすくするサポートを実施する機関として 専門的な知識や安全に配慮した支援が求められます。 特に、コロナ禍の状況では、職員全員が感染防止に配慮した支援の提供をする必要があり、 これまでのプログラムでは通用しない場面や、 感染防止に配慮がないプログラムでは保護者さまに不信感を抱かせてしまう可能性も。

忙しい支援のなかで新型コロナ対応のプログラムを新たに作ることは大変な作業ですが、 今後も新型コロナウイルスの影響は長く続くとみられ、 新規の利用者さまは感染対策が万全な施設の利用を選別すると考えられます。

いま、新型コロナ対応の支援プログラムを仕組化することは、継続的な施設運営に欠かせないことです。

 

全国700事業所導入実績! オンライン支援アイテムも豊富な 専門のアセスメント付き、支援プログラム

発達ナビの研修・教材サービスは、1,900施設サポートの現場の声を元に開発しています。

新型コロナウイルスが放課後等デイサービス・児童発達支援事業を取り巻く環境を大きく変えるなか、いち早く遊んで学ぶソーシャルディスタンスや飛沫などの感染リスクを抑えて楽しく実施できるSSTなどの感染防止設計のプログラムを開発しています。

その他にも、

  • 未就学から中高生向けのアセスメントに紐づいたプログラムが約7,000点!
  • OT、ST、臨床心理士の専門家が監修したSSTや運動プログラム、学習プリント、工作アイテム
  •  工作や学習プリントは印刷するだけでOK!丁寧な支援アドバイスやアレンジ方も満載

お子さまのスキルの状態に応じた支援プログラムが選べるように設計されており、職員向けの「支援のアドバイス」や「プログラムのアレンジ方法」も丁寧に解説しています。

特に、コロナの影響で施設の消毒や分散登校による送迎負担増など、日々の支援の大変さが増しているのではと思います。

支援準備を効率化して、本来の「直接支援」にあてる時間を充実させましょう。

職員向けの研修動画や教材サービスの詳細はこちら から!


LITALICO発達ナビ研修教材サービスの画像

 


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